Verantwortlicher ist die:
REFINE IT GmbH
Martinistrasse 11
45657 Recklinghausen
vertreten durch die Geschäftsführer Carsten Bieker, Julian Jansen, Gregor Stefka und Marc Zühlke
Den Datenschutzbeauftragten des Verantwortlichen erreichen Sie unter
REFINE IT GmbH
z.Hd. des Datenschutzbeauftragten (persönlich)
Martinistrasse 11
45657 Recklinghausen
Telefon +49 (0)2361 90543-21
E-Mail: datenschutz@refineIT.de
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von unseren Kunden, Lieferanten oder anderen Betroffenen erhalten. Ferner verarbeiten wir – soweit für unsere Geschäftsbeziehung erforderlich – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewinnen.
Daneben verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten u.a. auch zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Wahrung eines berechtigten Interesses oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung. Je nach Rechtsgrundlage handelt es sich um folgende Kategorien von personenbezogene Daten:
Kategorien der verarbeiteten Daten:
Adressen und Anschriften
Kontaktdaten (z.B., E-Mail, Telefonnummern)
Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Fotografien, Videos, Aufzeichnung einer Bildschirmsitzung)
Nutzungsdaten (z.B., besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten)
Meta-/Kommunikationsdaten (z.B., Geräte-Informationen, IP-Adressen)
Bewerbungsschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von unseren Kunden, Lieferanten, Interessenten oder Bewerbern im Rahmen der jeweiligen Geschäftsbeziehung, im Rahmen einer Vertragsanbahnung, zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder im Rahmen einer freiwilligen Übermittlung und Einwilligung von Ihnen direkt erhalten.
Rechtsgrundlage und Zweck unserer eigenen Verarbeitung finden Sie in hierzu finden in Abschnitt 5).
Sofern Sie von uns per Direktwerbung (E-Mail) oder Newsletter angesprochen werden, können weitere Daten erfasst werden. Details und Ihre Rechte finden Sie in Abschnitt 10).
Zusätzlich werden in Verbindung der Nutzung dieser Internet-Seite statistische Daten, Cookies und zur Reichweitenanalyse GoogleAnalytics eingesetzt. Details hierzu finden Sie in Abschnitt 11).
Diese Datenschutzerklärung gilt nur für Informationen, die von unserer Webseite aus erhoben werden.
Unsere Webseiten können Links zu anderen Webseiten oder Services (GoogleMaps, Youtube) enthalten, die uns nicht gehören und auch nicht von uns kontrolliert werden. Wenn Sie einem externen Link von unserer Seite aus aufrufen, kann dabei vom Drittanbieter gespeichert werden, dass Sie von unserer Webseite aus diesen Link aufgerufen haben. Alternativ können Sie einen Link kopieren und direkt in einer neuen Browsersitzung selbst öffnen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten insbesondere unter Beachtung der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze.
Wenn Sie gegenüber uns die freiwillige Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung oder Übermittlung von bestimmten personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten, z.B.:
Zusendung einer E-Mail oder Anfrage über das Kontaktformular
Nutzung des Online-Chats
Abonnieren eines Newsletters
Zusendung von Produktinformationen aufgrund einer Anfrage
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zur Abwicklung von Kunden- und Lieferantenaufträgen. Innerhalb dieses Vertragsverhältnisses werden wir Ihre Daten insbesondere zur Durchführung folgender Tätigkeiten verarbeiten, z.B. Vertragsbezogene Kontaktaufnahme, Auftragsmanagement, Einkauf, Lieferung und Fakturierung, laufende Kunden- und Lieferantenbetreuung, Abwicklung von Reklamationen, sowie Forderungsmanagement.
Als Unternehmen unterliegen wir verschiedenen rechtlichen Verpflichtungen. Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich sein. Kontroll- und Meldepflichten Prävention/Abwehr strafbarer Handlungen
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zu Wahrung eines berechtigten Interesses. Dabei nehmen wir eine Abwägung hinsichtlich der Interessen des Betroffenen vor und verarbeiten Daten nur dann, wenn gesetzlichen Regelungen dem nicht entgegenstehen, z.B.:
Speichern wir Anfragen zu bestimmten Produkten oder Leistungen unseres Unternehmens in unserem CRM-System, um über Neuigkeiten informieren zu können
Ermitteln wir potentielle Interessenten und deren Kontaktdaten aus öffentlichen Verzeichnissen und den Internet-Seiten der potentiellen Interessenten
Senden wir Produktinformationen und Neuigkeiten (E-Mail / Newletter) an Kunden & Interessenten, wenn wir aufgrund der vorhandenen Informationen zum Empfänger davon ausgehen, dass die zugesandten Informationen für den Empfänger von Interesse sein könnten und die berechtigen Interessen des Betroffenen dem nicht entgegenstehen.
Im Zuge einer vorvertraglichen Auftragsanbahnung sowie bei Kunden und Lieferanten können wir Konsultation und Datenaustausch mit Auskunfteien zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken einholen.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten bildet § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG. Danach dürfen personenbezogene Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten gegenüber anderen Personen und Unternehmen (Auftragsverarbeitern oder Dritten) offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte, wie an Zahlungsdienstleister, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist), Sie eingewilligt haben, eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (z.B. beim Einsatz von Beauftragten, Webhostern, etc.). Sofern wir Dritte mit der Verarbeitung von Daten auf Grundlage eines sog. „Auftragsverarbeitungsvertrages“ beauftragen, geschieht dies auf Grundlage des Art. 28 DSGVO.
Eine Übermittlung an Drittländern erfolgt in der Regel nicht.
Sofern wir Daten ausnahmsweise in einem Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeiten oder dies im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an Dritte geschieht, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht.
Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verarbeiten oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten. D.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage besonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus (z.B. für die USA durch das „Privacy Shield“) oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten mindestens solange es zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist.
Sollte eine Speicherung der Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sein, werden Ihre Daten unter Berücksichtigung der technischen Möglichkeiten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten. Nach gesetzlichen Vorgaben in Deutschland erfolgt die Aufbewahrung insbesondere für 6 Jahre gemäß § 257 Abs. 1 HGB (Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Buchungsbelege, etc.) sowie für 10 Jahre gemäß § 147 Abs. 1 AO (Bücher, Aufzeichnungen, Lageberichte, Buchungsbelege, Handels- und Geschäftsbriefe, Für Besteuerung relevante Unterlagen, etc.).
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften.
Sofern bei Kunden, Interessenten oder Lieferanten eine Speicherung aufgrund vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr notwendig ist, wir aber unter Abwägung der berechtigen Interessen des Betroffenen annehmen, dass eine erneute Kontaktaufnahme zu einem späteren Zeitpunkt auch im Interesse des Betroffenen sein kann, so können die Kontaktdaten auch gespeichert werden, wenn:
der Betroffene seine Einwilligung zur weiteren Speicherung der Daten erklärt hat
es sich um eine konkrete Produktanfrage oder Leistung unseres Unternehmens gehandelt hat und wir diese oder ähnliche Leistung weiterhin anbieten oder nachfragen
es weiterhin Kontakt mit dem Betroffenen gegeben hat
Auf das Recht zur unverzüglichen Löschung nach Art. 17 DSGVO wird ausdrücklich hingewiesen- Siehe auch Abschnitt 10) Versand von Newslettern und E-Mail (Direktwerbung).
Bewerberdaten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens innerhalb von 6 Monaten gelöscht.
Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO.
Sie haben entsprechend. Art. 16 DSGVO das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.
Sie haben nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO das Recht zu verlangen, dass betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen. Sie haben das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten und deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.
Widerrufsrecht bei Einwilligungen
Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
Zuständige Aufsichtsbehörde
Sie haben ferner gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.
Die für uns zuständige Behörde erreichen Sie wie folgt:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Internet: https://www.ldi.nrw.de
Auf unserer Internetseite besteht die Möglichkeit einen kostenfreien Newsletter zu abonnieren. Dabei werden bei der Anmeldung zum Newsletter die Daten aus der Eingabemaske an uns übermittelt, mindestens die E-Mail Adresse und ggfl. weitere freiwillige Daten wie Unternehmenszugehörigkeit und Name des Betroffenen.
Wir versenden unter Berücksichtigung der Interessen des Betroffenen E-Mail (Direktwerbung) und Newsletter, wenn
der Empfänger den Newsletter abonniert hat
der Empfänger aufgrund einer Einwilligung erklärt hat, dass wir ihn per E-Mail kontaktieren dürfen der Empfänger Kunde ist und wir aufgrund der Kundenbeziehung ein berechtigtes Interesse annehmen können
wir die Kontaktdaten des Empfänger aufgrund einer anderen Datenverarbeitung erhalten haben und aufgrund der vorhandenen Daten ein Interesse an dem Inhalt der Nachricht annehmen können
Beim Versand eines Newsletters/Direktwerbung wird der Empfänger auf seine Rechte gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO (Widerruf einer Einwilligung), Art. 17 DSGVO (Löschung) bzw. 18 DSGVO (Sperre) hingewiesen. Der Empfänger kann diese Rechte einfach und für ihn kostenlos durch Anklicken des mit der E-Mail verbunden Link oder Antwort auf die Absenderadresse erklären. Eine Sperre wird umgehend für die genutzte E-Mail-Adresse gültig.
Auch eine postalische oder telefonische Erklärung an den Verantwortlichen berücksichtigen wir gerne, benötigen aber hierzu die Daten, um die genutzte E-Mail-Adresse und den Betroffenen zu identifizieren.
Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung für den Versand von Newslettern keine Weitergabe der Daten an Dritte, ausgenommen den hierzu beauftragen Auftragsverarbeiter gem. Art. 28 DSGVO. Die Daten werden ausschließlich für den Versand des Newsletters verwendet.
Automatisch erfasste Kommunikations- und Metadaten bei der Nutzung unserer Webseite
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Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Die Daten im Server-Log werden bis zur automatisierten Löschung gespeichert.
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Der r.connect.Exchange ist eines unserer beliebtesten Produkte. Mit r.connect.Exchange ermöglichen wir den Zugriff auf Ihren Microsoft Exchange Server direkt aus der SQL Datenbank Ihrer Anwendung (z.B. CRM).
In einem ersten Schritt können Sie somit alle Microsft Exchange Informationen mit der Datenbank abgleichen. Jede E-Mail die Sie auf dem Handy, auf dem iPad oder auf dem Notebook schreiben kann direkt in der Kundenakte IHRES CRM-Systems hinterlegt werden.
Erstellen Sie einen Termin auf dem Handy, iPad usw., so kümmert sich r.connect.Exchange darum, dass diese Daten in IHREM CRM Kalender auftauchen.
r.connect.Exchange stellt nicht nur Exchangedaten in Ihrer Anwendung bereit, es kann auch über einfache Datenbankbefehle den Exchange mit neuen Daten befüllen. Eine echte Synchronisation zwischen Ihrer Anwendung und Ihren Emails, Terminen, Kontakten und Aufgaben.
Vermissen Sie nie wieder die Kontaktinformationen eines Ansprechpartners auf ihrem Handy – mit r.connect.Exchange überspielen wir Ihr CRM-Adressbuch direkt auf das mobile Endgerät. Wollen Sie Ihre Terminkalender immer synchron halten? – Mit r.connect.Exchange ist das kein Problem mehr. Suchen Sie eine Kommunikation mit einem Kollegen/Kunden und wissen nicht mehr in welchem Posteingang die Informationen schlummern? – Mit r.connect.Exchange haben Sie einen einheitlichen Posteingang der jede Kommunikation enthält.
Die hier aufgeführten Szenarien sind jedoch nur ein Bruchteil der Aufgaben die r.connect.Exchange für Sie, vollautomatisch, erledigen kann. Durch die Verfügbarkeit von Exchange Informationen in der Datenbank bietet Ihnen das System unzählige Prozessverbesserungen.
In Deutschland ist die E-Mail besonders für die Kommunikation mit Unternehmen das Kommunikationsmittel der Wahl.
Ob Auf dem Handy, iPad, Laptop oder Desktop-PC, überall lesen und schreiben wir Nachrichten. Gerade aus diesem Grund ist eine vollständige und unkomplizierte Integration der E-Mail-Kommunikation eine unumstößliche Notwendigkeit für ein modernes Unternehmen.
Mit r.connect.Exchange erhalten Sie eine einfache Lösung, um diese Anforderung abdecken zu können. Durch die direkte Kommunikation mit dem Microsoft Exchange Server ist es r.connect.Exchange möglich jede Kommunikation, egal auf welchem Endgerät, direkt mit Ihrer Anwendung zu synchronisieren.
Allein die Übersicht über alle Termine zu behalten ist oftmals schon eine Herausforderung. Hat man dann noch unterschiedliche Kalender, in denen man die Termine pflegen muss, macht es dies nur noch komplizierter.
Die Lösung für dieses Problem ist einfach, nur noch ein Kalender der alle Termine enthält. Mit r.connect.Exchange kommt man schnell zu einer solchen Lösung. Im Hintergrund werden die Termine aus Ihrer Software vollautomatisch mit dem Microsoft Exchange Kalender abgeglichen. Es spielt keine Rolle an welcher Stelle Sie Termine eintragen, ändern oder löschen – die Daten sind immer in beiden Systemen korrekt. Keine doppelte Arbeit mehr und keine Gefahr einen Termin zu verpassen.
Nichts ist frustrierender als eine fehlende Telefon-Nummer, Adresse, oder E-Mail-Adresse. Aus einem kurzen Telefonat oder ein schnelles E-Mail wird dann plötzlich ein größerer Aufwand. Das ist nicht nur unnötig, es ist störend und erzeugt unnötigen Aufwand.
Mit der Synchronisation der Kontakte erreichen Sie einen dauerhaften, vollständigen Adresspool. Sie können sich sicher sein, dass Informationen die in Ihrem CRM-System eingetragen wurden, auch auf Ihrem Handy vorhanden sind. Ändert ein Kollege eine E-Mail-Adresse in ihrem System, so sorgt r.connect.Exchange unmittelbar dafür, dass diese neuen Informationen auch zu Ihnen auf das Handy gelangen. Kein händischer Aufwand und keine unvollständigen Kontakte mehr!
Den stetig wachsende Aufgabenstapel und die dort schlummernden Aufgaben immer im Blick zu haben kann eine Herausforderung darstellen. Insbesondere wenn die Aufgabe einzig und allein in Ihrer Haupt-Software zur Verfügung stehen.
Mit dem Abgleich der Aufgaben aus Ihrem System in den Microsoft Exchange haben Sie nicht nur Ihre Aufgaben überall mit dabei, sondern Sie können auch jederzeit den aktuellen Status einsehen. Durch die Übersichtliche Darstellung der Aufgaben in Microsoft Outlook können Sie sich schnell einen Überblick über offene, problematische oder schon abgeschlossene Aufgaben verschaffen. Auch das Bearbeiten von Aufgaben, ergänzen von Informationen oder Rückfragen lassen sich einfach abbilden. Durch die Synchronisation können Sie von überall, schnell und einfach Ihren Aufgabenstapel bearbeiten.
Neben der direkten Synchronisation von E-Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben zwischen Ihrer Anwendung und dem Microsoft Exchange bietet r.connect.Exchange noch viele Ansätze um Prozesse in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen und im besten Fall sogar zu automatisieren.
Wir konnten bereits viele Aufgaben, mit Hilfe von r.connect.Exchange, optimieren und prozesssicher in den vorhandenen WorkFlow integrieren.
Die genauen Anforderungen unterscheiden sich von Projekt zu Projekt, aber an den hier aufgeführten Anwendungsbeispielen kann man bereits erkennen wie flexibel r.connect.Exchange eingesetzt werden kann.
EINHEITLICHER POSTEINGANG
Bei der Vielzahl von Kommunikationskanälen ist es schwer den Überblick zu behalten. Es gibt hausinterne Nachrichten (CRM-System, Telefonie, Chat usw.) und externe Kommunikationen beispielsweise via E-Mail.
Im Rahmen der E-Mail Schnittstelle wurde somit der Fokus daraufgelegt eine vollständige Kommunikationslösung umzusetzen. Das Resultat – ein einheitlicher Posteingang für alle Kommunikationskanäle.
Es gibt kein doppeltes Lesen von Nachrichten und kein Suchen in unterschiedlichen Kanälen!
Ob in der Bahn auf dem Handy, auf der Couch mit dem iPad oder im Büro mit dem Laptop, es ist immer der eine Posteingang der alle Informationen bereitstellt.
PRODUKTIONSPLANUNG
Kaum etwas hat einen so hohen Stellenwert in der Fertigung wie die Produktionsplanung. Die perfekte Auslastung aller Ressourcen zu schaffen ist ein komplexes Aufgabengebiet, die mit Spezialsoftware bewältigt wird.
Doch diese Software hat oftmals das Problem der Transparenz. Es ist nicht schnell und einfach möglich alle Mitarbeiter mit den notwendigen Informationen über den aktuellen Produktionsplan zu versehen.
Mit dieser Anfrage ist einer unser Kunde an uns herangetreten – Können wir die Darstellung und allgemeine Verfügbarkeit der Produktionsplanung verbessern?
Auch hier konnte sich die Vielfältigkeit von r.connnect.Exchange wieder auszeichnen. So gibt es nun einen freigegebenen Kalender im Microsoft Exchange der vollautomatisch mit dem Produktionsplan gefüllt wird. Die Darstellung der Planung über Termine ist bestens geeignet und über den freigegebenen Kalender können auch die Zugriffsrechte fein definiert werden.
Das Thema der Verfügbarkeit war durch die Nutzung des freigegebenen Kalenders ebenfalls kein Problem mehr. Jeder Benutzer konnte sich den Kalender auf dem Handy, iPad, Computer usw. einbinden und von überall die Planung einsehen. Durch r.connect.Exchange konnten somit die kompletten Anforderungen vollumfänglich abgedeckt werden, ohne das neue Software gekauft werden musste. Es wurden die vorhanden Software-Produkte genutzt und aufgewertet!
AUTOMATISCHER RECHNUNGSVERSAND
Im Rahmen einer Prozessoptimierung wurde der Rechnungsversand eines Kunden vollständig digitalisiert.
Von der Erstellung, über die Prüfung bis hin zu dem automatischen Versandt der Rechnung, wurde die komplette Prozesskette überarbeitet. Das Erstellen und Verschicken der E-Mails (inkl. Rechnungs-Anhang) hat r.connnect.Exchange übernommen.
Ein Hauptaugenmerk in diesem Projekt war die Zuverlässigkeit von r.connect.Exchange und die Transparenz des aktuellen Status. Das Gesamtkonzept spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Qualität innerhalb des Workflows.
BENUTZERBEZOGENE DYNAMISCHE KONTAKTE
Wie ist es möglich sicher zu stellen, dass alle benötigten Kontaktinformationen immer vorhanden sind? – Dieser Frage sind wir im Rahmen eines Projektes nachgegangen und haben eine volldynamische Lösung entwickelt, die heute niemand mehr missen möchte.
Für jeden Benutzer wird auf der Datenbank analysiert welche Ansprechpartner und Adressen für Ihn von Relevanz sind. Hierbei gibt es direkte Abhängigkeiten, wie zum Beispiel die Verantwortlichkeit für den entsprechenden Kunden, aber auch hoch komplexe Abfragen.
So werden zum Beispiel die Ansprechpartner in die Adress-Liste mit aufgenommen, mit denen man direkten Kontakt (E-Mail, Telefon, Termin) in den letzten Wochen gehabt hat.
Nachdem für jeden Benutzer die Daten individuell aufbereitet wurden, werden diese vollautomatisch im Hintergrund, über r.connect.Exchange, in das Benutzerpostfach überspielt. Das einzige was der Benutzer von der kompletten Synchronisation bemerkt ist die Tatsache, dass immer alle Informationen vorliegen.
Mit dieser Technik ist sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter immer die Ansprechpartner vorliegen hat, die er für seine Arbeit benötigt. Durch die kontinuierliche Aufbereitung der Daten sind die Informationen stehts aktuell und es gibt keine Datenleichen.
PUBLIC FOLDER FÜR KONTAKTE
In einem Kunden-Projekt sollten für die Außendienstmitarbeiter eines großes Chemie-Unternehmen ausgewählte Ansprechpartner auf die Handys synchronisiert werden. Diese Ansprechpartner-Liste ist jedoch immer tagesaktuell, so dass jeden Tag diese Liste aktualisiert werden muss.
Welche Daten zu übertragen sind wird automatisch (anhand von Merkmalen) in der Hauptsoftware definiert. Dies ist ein Bestandteil der täglichen Arbeit des Innendienstes.
Im Rahmen der Anforderungsdefinition stellte sich heraus, dass keine Synchronisation erforderlich ist, Änderungen sollen nicht zurück in das Hauptsystem fließen.
Auch sollte nicht jeder Außendienstmitarbeiter individuelle Ansprechpartner bereitgestellt bekommen – es gibt nur eine Liste für alle.
Auf dieser Basis wurden dann das Konzept eines Public Folder für Kontakte entworfen. Dieser Public Folder wird dann von den Mitarbeitern konsumiert und ist somit sofort verfügbar.
Die Ansprechpartner sind somit nur mit einem einzigen Postfach abzugleichen und es gibt keinerlei weitere Konfigurationsarbeit. Neue Mitarbeiter bekommen schnell und unkompliziert den Public Folder eingebunden und schon sind die Ansprechpartner vorhanden – einfacher geht’s nicht!
AUTOMATISCHER FAX IMPORT
Für einen unserer Kunden haben wir den Import von eingehenden Faxen in das CRM realisiert. Bei den Faxen handelt es sich hauptsächlich um Bestellungen, die der Kunde bisher manuell in den entsprechenden Kundenakten im CRM System hinterlegt hat. Das sollte komplett automatisiert werden. Um es zu realisieren, wurden die Faxe in ein Exchange Postfach umgeleitet. Das eigentliche Fax wird dadurch zum PDF-Anhang einer Email. Der Betreff der Email beinhaltet die Fax-Adresse des Absenders. Wichtig dabei war, dass die Stammdaten im CRM die Faxnummer oder wenigstens die Hauptrufnummer enthielten um die Daten automatisch zuordnen zu können.
Mit Hilfe von r.connect.Exchange wurde dieses neue Postfach überwacht und alle neuen Mails (alias Faxe) in die zugehörige Exchange Sync Datenbank importiert. Anhand des Betreffs wurde nun der zugehörige Kunde ermittelt. In Anschluss wurde der Mailanhang (das eigentliche Fax) extrahiert und in im CRM in der entsprechenden Kundenakte abgelegt.
DEVELOPER CORNER
Haben Sie in Ihrem Unternehmen Entwickler? – Gut!
Haben Sie in Ihrem Unternehmen Datenbank-Experten? – Hervorragend!
Mit r.connect.Exchange erhalten Sie ein Werkzeug, welches die Synchronisation von Exchange Postfächern mit einer Microsoft SQL Datenbank übernimmt.
Es kann mit einem SQL-Befehl ein neuer Termin erstellt, eine E-Mail verschickt oder eine Aufgabe angelegt, gelöscht oder geändert werden. Es ist keinerlei Know-How im Bereich EWS, OUTLOOK REST, GRAPH API, .NET, C#, ASP.NET usw. notwendig. Die komplette Aufbereitung, Kommunikation und Verarbeitung, wird durch r.connect.Exchange übernommen, so dass mit reinem T-SQL alle Aufgaben erledigt werden können.
Jede Schnittstelle zwischen r.connect.Exchange und einer Fremdsoftware wird von uns als r.connect beschrieben. Gerne helfen wir bei der Erstellung Ihrer eigener r.connect Anbindung, sollten Sie jedoch eigene Datenbank-Entwickler haben, so spricht absolut nichts dagegen das die Lösung vollständig von Ihnen In-House entwickelt wird. In diesem Fall nutzen Sie r.connnect.Exchange als Werkzeug um Ihre individuelle Lösung zu gestalten.
Haben Sie Fragen oder wollen Sie die Lösung einmal Live zu sehen bekommen? – Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!