Database Driven Automation
Der r.connect.Exchange ist eines unserer beliebtesten Produkte. Mit r.connect.Exchange ermöglichen wir den Zugriff auf Ihren Microsoft Exchange Server direkt aus der SQL Datenbank Ihrer Anwendung (z.B. CRM).
In einem ersten Schritt können Sie somit alle Microsft Exchange Informationen mit der Datenbank abgleichen. Jede E-Mail die Sie auf dem Handy, auf dem iPad oder auf dem Notebook schreiben kann direkt in der Kundenakte IHRES CRM-Systems hinterlegt werden.
Erstellen Sie einen Termin auf dem Handy, iPad usw., so kümmert sich r.connect.Exchange darum, dass diese Daten in IHREM CRM Kalender auftauchen.
r.connect.Exchange stellt nicht nur Exchangedaten in Ihrer Anwendung bereit, es kann auch über einfache Datenbankbefehle den Exchange mit neuen Daten befüllen. Eine echte Synchronisation zwischen Ihrer Anwendung und Ihren Emails, Terminen, Kontakten und Aufgaben.
Vermissen Sie nie wieder die Kontaktinformationen eines Ansprechpartners auf ihrem Handy – mit r.connect.Exchange überspielen wir Ihr CRM-Adressbuch direkt auf das mobile Endgerät. Wollen Sie Ihre Terminkalender immer synchron halten? – Mit r.connect.Exchange ist das kein Problem mehr. Suchen Sie eine Kommunikation mit einem Kollegen/Kunden und wissen nicht mehr in welchem Posteingang die Informationen schlummern? – Mit r.connect.Exchange haben Sie einen einheitlichen Posteingang der jede Kommunikation enthält.
Die hier aufgeführten Szenarien sind jedoch nur ein Bruchteil der Aufgaben die r.connect.Exchange für Sie, vollautomatisch, erledigen kann. Durch die Verfügbarkeit von Exchange Informationen in der Datenbank bietet Ihnen das System unzählige Prozessverbesserungen.
In Deutschland ist die E-Mail besonders für die Kommunikation mit Unternehmen das Kommunikationsmittel der Wahl.
Ob Auf dem Handy, iPad, Laptop oder Desktop-PC, überall lesen und schreiben wir Nachrichten. Gerade aus diesem Grund ist eine vollständige und unkomplizierte Integration der E-Mail-Kommunikation eine unumstößliche Notwendigkeit für ein modernes Unternehmen.
Mit r.connect.Exchange erhalten Sie eine einfache Lösung, um diese Anforderung abdecken zu können. Durch die direkte Kommunikation mit dem Microsoft Exchange Server ist es r.connect.Exchange möglich jede Kommunikation, egal auf welchem Endgerät, direkt mit Ihrer Anwendung zu synchronisieren.
Allein die Übersicht über alle Termine zu behalten ist oftmals schon eine Herausforderung. Hat man dann noch unterschiedliche Kalender, in denen man die Termine pflegen muss, macht es dies nur noch komplizierter.
Die Lösung für dieses Problem ist einfach, nur noch ein Kalender der alle Termine enthält. Mit r.connect.Exchange kommt man schnell zu einer solchen Lösung. Im Hintergrund werden die Termine aus Ihrer Software vollautomatisch mit dem Microsoft Exchange Kalender abgeglichen. Es spielt keine Rolle an welcher Stelle Sie Termine eintragen, ändern oder löschen – die Daten sind immer in beiden Systemen korrekt. Keine doppelte Arbeit mehr und keine Gefahr einen Termin zu verpassen.
Nichts ist frustrierender als eine fehlende Telefon-Nummer, Adresse, oder E-Mail-Adresse. Aus einem kurzen Telefonat oder ein schnelles E-Mail wird dann plötzlich ein größerer Aufwand. Das ist nicht nur unnötig, es ist störend und erzeugt unnötigen Aufwand.
Mit der Synchronisation der Kontakte erreichen Sie einen dauerhaften, vollständigen Adresspool. Sie können sich sicher sein, dass Informationen die in Ihrem CRM-System eingetragen wurden, auch auf Ihrem Handy vorhanden sind. Ändert ein Kollege eine E-Mail-Adresse in ihrem System, so sorgt r.connect.Exchange unmittelbar dafür, dass diese neuen Informationen auch zu Ihnen auf das Handy gelangen. Kein händischer Aufwand und keine unvollständigen Kontakte mehr!
Den stetig wachsende Aufgabenstapel und die dort schlummernden Aufgaben immer im Blick zu haben kann eine Herausforderung darstellen. Insbesondere wenn die Aufgabe einzig und allein in Ihrer Haupt-Software zur Verfügung stehen.
Mit dem Abgleich der Aufgaben aus Ihrem System in den Microsoft Exchange haben Sie nicht nur Ihre Aufgaben überall mit dabei, sondern Sie können auch jederzeit den aktuellen Status einsehen. Durch die Übersichtliche Darstellung der Aufgaben in Microsoft Outlook können Sie sich schnell einen Überblick über offene, problematische oder schon abgeschlossene Aufgaben verschaffen. Auch das Bearbeiten von Aufgaben, ergänzen von Informationen oder Rückfragen lassen sich einfach abbilden. Durch die Synchronisation können Sie von überall, schnell und einfach Ihren Aufgabenstapel bearbeiten.
Neben der direkten Synchronisation von E-Mails, Terminen, Kontakten und Aufgaben zwischen Ihrer Anwendung und dem Microsoft Exchange bietet r.connect.Exchange noch viele Ansätze um Prozesse in Ihrem Unternehmen zu vereinfachen und im besten Fall sogar zu automatisieren.
Wir konnten bereits viele Aufgaben, mit Hilfe von r.connect.Exchange, optimieren und prozesssicher in den vorhandenen WorkFlow integrieren.
Die genauen Anforderungen unterscheiden sich von Projekt zu Projekt, aber an den hier aufgeführten Anwendungsbeispielen kann man bereits erkennen wie flexibel r.connect.Exchange eingesetzt werden kann.
EINHEITLICHER POSTEINGANG
Bei der Vielzahl von Kommunikationskanälen ist es schwer den Überblick zu behalten. Es gibt hausinterne Nachrichten (CRM-System, Telefonie, Chat usw.) und externe Kommunikationen beispielsweise via E-Mail.
Im Rahmen der E-Mail Schnittstelle wurde somit der Fokus daraufgelegt eine vollständige Kommunikationslösung umzusetzen. Das Resultat – ein einheitlicher Posteingang für alle Kommunikationskanäle.
Es gibt kein doppeltes Lesen von Nachrichten und kein Suchen in unterschiedlichen Kanälen!
Ob in der Bahn auf dem Handy, auf der Couch mit dem iPad oder im Büro mit dem Laptop, es ist immer der eine Posteingang der alle Informationen bereitstellt.
PRODUKTIONSPLANUNG
Kaum etwas hat einen so hohen Stellenwert in der Fertigung wie die Produktionsplanung. Die perfekte Auslastung aller Ressourcen zu schaffen ist ein komplexes Aufgabengebiet, die mit Spezialsoftware bewältigt wird.
Doch diese Software hat oftmals das Problem der Transparenz. Es ist nicht schnell und einfach möglich alle Mitarbeiter mit den notwendigen Informationen über den aktuellen Produktionsplan zu versehen.
Mit dieser Anfrage ist einer unser Kunde an uns herangetreten – Können wir die Darstellung und allgemeine Verfügbarkeit der Produktionsplanung verbessern?
Auch hier konnte sich die Vielfältigkeit von r.connnect.Exchange wieder auszeichnen. So gibt es nun einen freigegebenen Kalender im Microsoft Exchange der vollautomatisch mit dem Produktionsplan gefüllt wird. Die Darstellung der Planung über Termine ist bestens geeignet und über den freigegebenen Kalender können auch die Zugriffsrechte fein definiert werden.
Das Thema der Verfügbarkeit war durch die Nutzung des freigegebenen Kalenders ebenfalls kein Problem mehr. Jeder Benutzer konnte sich den Kalender auf dem Handy, iPad, Computer usw. einbinden und von überall die Planung einsehen. Durch r.connect.Exchange konnten somit die kompletten Anforderungen vollumfänglich abgedeckt werden, ohne das neue Software gekauft werden musste. Es wurden die vorhanden Software-Produkte genutzt und aufgewertet!
AUTOMATISCHER RECHNUNGSVERSAND
Im Rahmen einer Prozessoptimierung wurde der Rechnungsversand eines Kunden vollständig digitalisiert.
Von der Erstellung, über die Prüfung bis hin zu dem automatischen Versandt der Rechnung, wurde die komplette Prozesskette überarbeitet. Das Erstellen und Verschicken der E-Mails (inkl. Rechnungs-Anhang) hat r.connnect.Exchange übernommen.
Ein Hauptaugenmerk in diesem Projekt war die Zuverlässigkeit von r.connect.Exchange und die Transparenz des aktuellen Status. Das Gesamtkonzept spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Qualität innerhalb des Workflows.
BENUTZERBEZOGENE DYNAMISCHE KONTAKTE
Wie ist es möglich sicher zu stellen, dass alle benötigten Kontaktinformationen immer vorhanden sind? – Dieser Frage sind wir im Rahmen eines Projektes nachgegangen und haben eine volldynamische Lösung entwickelt, die heute niemand mehr missen möchte.
Für jeden Benutzer wird auf der Datenbank analysiert welche Ansprechpartner und Adressen für Ihn von Relevanz sind. Hierbei gibt es direkte Abhängigkeiten, wie zum Beispiel die Verantwortlichkeit für den entsprechenden Kunden, aber auch hoch komplexe Abfragen.
So werden zum Beispiel die Ansprechpartner in die Adress-Liste mit aufgenommen, mit denen man direkten Kontakt (E-Mail, Telefon, Termin) in den letzten Wochen gehabt hat.
Nachdem für jeden Benutzer die Daten individuell aufbereitet wurden, werden diese vollautomatisch im Hintergrund, über r.connect.Exchange, in das Benutzerpostfach überspielt. Das einzige was der Benutzer von der kompletten Synchronisation bemerkt ist die Tatsache, dass immer alle Informationen vorliegen.
Mit dieser Technik ist sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter immer die Ansprechpartner vorliegen hat, die er für seine Arbeit benötigt. Durch die kontinuierliche Aufbereitung der Daten sind die Informationen stehts aktuell und es gibt keine Datenleichen.
PUBLIC FOLDER FÜR KONTAKTE
In einem Kunden-Projekt sollten für die Außendienstmitarbeiter eines großes Chemie-Unternehmen ausgewählte Ansprechpartner auf die Handys synchronisiert werden. Diese Ansprechpartner-Liste ist jedoch immer tagesaktuell, so dass jeden Tag diese Liste aktualisiert werden muss.
Welche Daten zu übertragen sind wird automatisch (anhand von Merkmalen) in der Hauptsoftware definiert. Dies ist ein Bestandteil der täglichen Arbeit des Innendienstes.
Im Rahmen der Anforderungsdefinition stellte sich heraus, dass keine Synchronisation erforderlich ist, Änderungen sollen nicht zurück in das Hauptsystem fließen.
Auch sollte nicht jeder Außendienstmitarbeiter individuelle Ansprechpartner bereitgestellt bekommen – es gibt nur eine Liste für alle.
Auf dieser Basis wurden dann das Konzept eines Public Folder für Kontakte entworfen. Dieser Public Folder wird dann von den Mitarbeitern konsumiert und ist somit sofort verfügbar.
Die Ansprechpartner sind somit nur mit einem einzigen Postfach abzugleichen und es gibt keinerlei weitere Konfigurationsarbeit. Neue Mitarbeiter bekommen schnell und unkompliziert den Public Folder eingebunden und schon sind die Ansprechpartner vorhanden – einfacher geht’s nicht!
AUTOMATISCHER FAX IMPORT
Für einen unserer Kunden haben wir den Import von eingehenden Faxen in das CRM realisiert. Bei den Faxen handelt es sich hauptsächlich um Bestellungen, die der Kunde bisher manuell in den entsprechenden Kundenakten im CRM System hinterlegt hat. Das sollte komplett automatisiert werden. Um es zu realisieren, wurden die Faxe in ein Exchange Postfach umgeleitet. Das eigentliche Fax wird dadurch zum PDF-Anhang einer Email. Der Betreff der Email beinhaltet die Fax-Adresse des Absenders. Wichtig dabei war, dass die Stammdaten im CRM die Faxnummer oder wenigstens die Hauptrufnummer enthielten um die Daten automatisch zuordnen zu können.
Mit Hilfe von r.connect.Exchange wurde dieses neue Postfach überwacht und alle neuen Mails (alias Faxe) in die zugehörige Exchange Sync Datenbank importiert. Anhand des Betreffs wurde nun der zugehörige Kunde ermittelt. In Anschluss wurde der Mailanhang (das eigentliche Fax) extrahiert und in im CRM in der entsprechenden Kundenakte abgelegt.
DEVELOPER CORNER
Haben Sie in Ihrem Unternehmen Entwickler? – Gut!
Haben Sie in Ihrem Unternehmen Datenbank-Experten? – Hervorragend!
Mit r.connect.Exchange erhalten Sie ein Werkzeug, welches die Synchronisation von Exchange Postfächern mit einer Microsoft SQL Datenbank übernimmt.
Es kann mit einem SQL-Befehl ein neuer Termin erstellt, eine E-Mail verschickt oder eine Aufgabe angelegt, gelöscht oder geändert werden. Es ist keinerlei Know-How im Bereich EWS, OUTLOOK REST, GRAPH API, .NET, C#, ASP.NET usw. notwendig. Die komplette Aufbereitung, Kommunikation und Verarbeitung, wird durch r.connect.Exchange übernommen, so dass mit reinem T-SQL alle Aufgaben erledigt werden können.
Jede Schnittstelle zwischen r.connect.Exchange und einer Fremdsoftware wird von uns als r.connect beschrieben. Gerne helfen wir bei der Erstellung Ihrer eigener r.connect Anbindung, sollten Sie jedoch eigene Datenbank-Entwickler haben, so spricht absolut nichts dagegen das die Lösung vollständig von Ihnen In-House entwickelt wird. In diesem Fall nutzen Sie r.connnect.Exchange als Werkzeug um Ihre individuelle Lösung zu gestalten.
Haben Sie Fragen oder wollen Sie die Lösung einmal Live zu sehen bekommen? – Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!